Código Ético
0.Introducción
Grupo Básico pretende, en este Código Ético, reflejar los criterios éticos por los que nos hemos venido rigiendo hasta ahora. En este Código Ético hemos tratado de establecer ciertas normas mínimas de comportamiento. Cada una de las acciones y decisiones que tomamos a diario deben ir orientadas siempre a “hacer lo correcto” para así seguir afianzando la buena reputación que nos caracteriza. Esta reputación nace de nuestros valores, que nos han guiado hasta el día de hoy.
Ser parte de Grupo Básico implica el compromiso de conocer, respetar, mantener y hacer crecer estos valores.
1. Código Ético
1.1. Definición y finalidad
El Código Ético, código de conducta o código de buenas prácticas (en adelante el Código) contiene una recopilación de las normas éticas y directrices de comportamiento que deben ser guía en el desempeño diario de cada uno de los empleados, entendidos como cualquier persona remunerada por Básico, incluyendo mandos intermedios y directivos, siendo obligación de estos, en virtud de su jefatura, ser modelo en el cumplimiento del Código, e igualmente extensible a los colaboradores del Grupo Básico.
La finalidad de este Código es fijar los principios y valores que deben presidir la actuación del Grupo Básico y de todos sus empleados con el fin de procurar un comportamiento profesional ético y responsable en el desempeño profesional de su actividad, a la vez que recoger el compromiso del Grupo Básico con los principios de ética empresarial y de transparencia.
El Código Ético tiene carácter vinculante y contiene disposiciones cuyo objetivo es hacerlo efectivo, como por ejemplo los canales de denuncia y la atribución de responsabilidades. Tal vinculación comprende obligaciones, por lo que la infracción del Código Ético y de las políticas que lo desarrollen será sancionada disciplinariamente.
El Código se basa en nuestros valores (ver punto 2.2), y, en consecuencia
- Fortalece en los empleados el sentido de pertenencia al Grupo Básico.
- Otorga unidad y coherencia al sistema de autorregulación del Grupo Básico.
- Señalan a terceros la cultura corporativa del Grupo Básico.
- Mejora la reputación del Grupo Básico.
Cabe añadir, y siempre en el respeto de la ley, que determinadas materias contempladas en este Código se complementarán con las normas que, de forma más detalladas, se precisan en los distintos Códigos sectoriales (1). También el Código Ético se complementará con políticas del Grupo Básico que regulen, a partir de disposiciones del Código, con mayor detenimiento sectores específicos o una determinada actividad dentro del Grupo.
El Código tiene en cuenta el principio de responsabilidad penal de las personas jurídicas y sirve de base para evitar comportamientos irregulares e indebidos que puedan determinar la responsabilidad penal de las compañías que forman parte del Grupo Básico.
1.2. Elaboración, redacción y contenidos
Se ha elaborado un código ético transparente de forma que todos los afectados conozcan cómo puede afectarles y tengan la información suficiente.
El Código Ético contendrá aquellas materias que más preocupen al Grupo Básico, y a su vez, las políticas del Grupo Básico deben ser las encargadas de desarrollar estas materias e igualmente permitir que el código sea equilibrado.
El Código Ético está sujeto a límites, como el respeto a los derechos fundamentales, a la necesidad de que se ejerza de manera proporcionada, y, sobre todo, a los límites de la regulación laboral.
1.3. Ámbito de la aplicación
El presente Código Ético se aplicará a toda la compañía que forme parte del Grupo Básico, vinculando a todo su personal al margen de la posición o funciones que puedan realizar. Así, vinculará a empleados, directivos, administradores e incluso terceros como proveedores, contratistas o socios comerciales del Grupo Básico.
También estarán vinculados, cuando presten servicios para el Grupo Básico, los asesores externos, trabajadores autónomos y empleados temporales.
El Código también vincula al empresario frente al trabajador habida cuenta que las afirmaciones que se realizan en el Código crean expectativas legítimas de comportamiento que deben pasar a formar parte de las obligaciones del empresario conforme a la buena fe laboral.
El Grupo Básico promoverá e incentivará entre sus proveedores y empresas colaboradoras la adopción de pautas de comportamiento consistentes con las que se definen en este Código Ético, y en su caso, podrá solicitar a estos que formalicen su compromiso con el cumplimiento del Código o en las pautas que establece.
1.4. Conocimiento, aceptación y cumplimiento
El Código Ético es de obligado cumplimiento para todos los empleados del Grupo Básico y para aquellos terceros que se hayan comprometido voluntariamente a cumplirlo.
El Código Ético será dado a conocer a todos los integrantes del Grupo Básico, que estarán obligados a acudir a las sesiones formativas que al efecto programe el Grupo Básico.
La Dirección del Grupo Básico participará en los programas de formación, compartiendo jornadas con los empleados o interviniendo en ellas como forma de mostrar la importancia del cumplimiento normativo. Asimismo, pondrá todos los medios necesarios para difundir los valores y principios del Grupo Básico y hacer cumplir las pautas de conducta contenidas en el Código. Serán modelo de referencia en su comportamiento y nivel de cumplimiento del Código.
El Código deberá ser aceptado de forma expresa por cada uno de los destinatarios, que deberán comprometerse a su cumplimiento de forma expresa, de forma que los principios y valores que lo integran rijan las conductas de sus destinatarios.
Cada uno de los destinatarios dentro del Grupo Básico confirmará que ha tenido acceso a este Código, que lo acepta y que comprende lo que implica. Se subirá a la plataforma Factorial el documento para su lectura y aceptación expresa mediante firma electrónica y se mantendrá un registro de las conformidades recibidas por parte de los empleados.
Ningún integrante del Grupo, Básico independientemente de su nivel o posición, está autorizado para solicitar a un empleado que contravenga lo establecido en este Código Ético, y nadie podrá justificar su conducta amparándose en una orden de un superior o en el desconocimiento del presente Código.
El Código Ético forma parte del poder de dirección del empresario, por lo que su contenido se integra, efectivamente, dentro de las obligaciones que ha de cumplir el empleado como consecuencia de su trabajo. De este modo, además de las obligaciones que expresamente se contienen en el contrato de trabajo, comprende también aquellas que se derivan del principio general de buena fe.
2. Principios y valores éticos generales
2.1. Principios
Los principios éticos de la organización constituyen la base sobre la que se asienta la actividad del Grupo Básico. Esos principios son los siguientes:
- Integridad como actuación ética, honrada y de buena fe.
- Respeto a la legalidad, derechos humanos y valores éticos.
- Respeto a las personas, evitando cualquier tipo de acoso, intimidación, abuso o falta de respeto, siendo intolerables cualquier tipo de agresión física o verbal. El Grupo Básico tomará las medidas oportunas y apropiadas en el caso de que se produzca alguna situación de este tipo, incluidas medidas disciplinarias. Toda notificación de acoso o discriminación será objeto de una investigación rápida y en profundidad, manteniendo en todo caso la máxima confidencialidad. Será inadmisible cualquier represalia en contra de las personas que notifiquen situaciones de este tipo o que colaboren en su investigación, dando lugar a la adopción de medidas disciplinarias en caso de concurrir.
- Responsabilidad y prudencia en las actuaciones de los destinatarios de este Código, lo que se traducirá en el seguimiento escrupuloso de los procedimientos internos establecidos, sobre todo en materia de prevención de riesgos laborales, en el cumplimiento de la normativa legal o interna relacionada con la actividad desempeñada y en la capacitación y formación para el mejor desarrollo de la actividad.
- Transparencia e imparcialidad en la toma de cualquier tipo de decisión.
- Igualdad de oportunidades, desarrollo profesional y no discriminación tanto en el acceso al trabajo como en la promoción en el mismo. No serán admisibles las discriminaciones por motivos de sexo, raza, religión, estado civil, orientación sexual o cualquier otro hecho diferenciador.
- Potenciación de la innovación y la eficiencia de los procesos con el fin de dar mejor servicio a nuestros clientes e impulsar nuestro crecimiento.
- Predicar con el ejemplo: Los directivos serán modelo de referencia en su comportamiento y nivel de cumplimiento del Código.
2.2 Valores
Estos son los valores del Grupo Básico: son nuestra seña de identidad, nuestra pauta de comportamiento y nuestra forma de trabajar:
- Equipo
- Ilusión
- Superación
- Determinación
- Adaptación al cambio
- Proactividad
- Intensidad constante
- Compromiso
- Generosidad
- Buen humor
3. Cumplimiento
3.1. Cumplimiento de la legislación aplicable y de la normativa interna
Las compañías obligadas por el Código se comprometen a cumplir las leyes vigentes, los procedimientos internos del Grupo Básico y los principios recogidos en este Código.
Así mismo se comprometen a informar de cualquier incumplimiento que detecten a su alrededor.
Los empleados deben evitar cualquier conducta que pueda perjudicar la reputación del Grupo Básico o afectar negativamente a sus intereses. Todos los empleados deben conocer las leyes que afecten a su trabajo, solicitando, en su caso, la información precisa a su superior.
Ningún empleado colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, ni participará en ninguna actuación que comprometa el principio de legalidad.
El Grupo Básico pondrá los medios necesarios para que todos los integrantes de la misma conozcan la normativa externa e interna relevante para las funciones que se desempeñen.
Ante cualquier situación de falta de respeto a la legalidad, los empleados deberán informar al Grupo Básico mediante los canales de denuncia que en este Código Ético se detallan.
3.2. Cumplimiento de estándares, convenios y acuerdos
El Grupo Básico se compromete a cumplir e integrar como normativa interna lo dispuesto en acuerdos y convenios, nacionales o internacionales que, por la actividad desarrollada por el Grupo Básico, le puedan vincular.
Todos los empleados del Grupo Básico deben cumplir las leyes vigentes en los países donde desarrollan su actividad, atendiendo al espíritu y finalidad de las mismas, y observando en todas sus actuaciones un comportamiento ético.
3.3. Relaciones internas: empleados
Los empleados del Grupo Básico son su mayor activo y así serán considerados.
El Grupo Básico promoverá el desarrollo personal y profesional de sus integrantes y potenciará la existencia de un clima laboral positivo. El respeto, la cortesía y asistencia presidirán las relaciones entre los empleados que deberán permanecer vigilantes ante cualquier forma de violencia, abuso o discriminación de cualquier clase en el trabajo. El incumplimiento podrá conllevar las medidas disciplinarias correspondientes tal y como recogen los protocolos establecidos.
Los empleados del Grupo Básico deben tratarse con respeto en un entorno de trabajo agradable, saludable y seguro, con la obligación de tratar de forma justa y respetuosa a sus compañeros, subordinados y superiores, cumpliendo con su responsabilidad social corporativa y ética.
El Grupo Básico velará por el cumplimiento de la normativa laboral en materia de empleo.
Los empleados deberán colaborar en el cumplimiento de estos objetivos, previniendo, detectando y denunciando cualquier irregularidad que puedan detectar.
Se prestará especial atención a la integración laboral de las personas con discapacidad o minusvalía.
3.4. Relaciones externas: clientes y mercado
El Grupo Básico y cada uno de sus integrantes se comprometen al cumplimiento de la normativa sobre competencia, evitando cualquier práctica que la limite o restrinja.
El Grupo Básico y cada uno de sus integrantes velarán por ofrecer una información veraz en las actividades de promoción del Grupo Básico, sin que se permita ofrecer información falsa a clientes que pueda inducirles a error.
Se prohíbe también cualquier tipo de publicidad engañosa actuando siempre de forma leal. Se rechazará la información de competidores que pudiera llegar al Grupo Básico vulnerando la confidencialidad.
Se velará por la seguridad de los medios de pago, la protección de datos y la prevención del fraude.
Todo empleado que introduzca cualquier tipo de información en los sistemas informáticos del Grupo Básico debe velar porque ésta sea fiable y rigurosa.
3.5. Relaciones externas: proveedores
La ética y el respeto presidirán las relaciones con los proveedores, que serán seleccionados conforme a criterios objetivos y transparentes.
En este caso, el respeto al Código formará parte de los contratos de suministros o de prestación de servicios y su incumplimiento podrá dar lugar a la posibilidad de renunciar al contrato. Para ello, el Código puede darse como un anexo del contrato.
Se respetarán de forma escrupulosa los procedimientos internos en materia de compras, justificándose las decisiones y conservándose la documentación relacionada para su posible fiscalización interna o externa.
Se extremará la diligencia en la protección de la información confidencial de los proveedores.
Los proveedores deberán comprometerse a respetar los derechos humanos y laborales en sus propias empresas.
Se prohíbe expresamente aceptar, ofrecer, o solicitar, ya sea de forma directa o indirecta, regalos, favores o cualquier tipo de compensación que pueda influir en la toma de decisiones con relación a la cadena de proveedores. Se admitirá la recepción o el ofrecimiento de regalos de “escaso valor” que no superen un valor de 30€. Cualquier duda sobre lo que se incluye en este concepto se consultará al órgano encargado del cumplimiento de este Código. En todo caso estarán prohibidos los obsequios en metálico.
Todo empleado que participe en procesos de selección de proveedores y colaboradores externos tiene la obligación de actuar con objetividad e imparcialidad, aplicando criterios transparentes y cumpliendo con la normativa interna en la materia.
3.6. Relaciones con instituciones, autoridades, funcionarios
La normativa internacional para la prevención de la corrupción y el soborno presidirán las relaciones de los integrantes del Grupo Básico con las autoridades, instituciones y funcionarios públicos.
Cualquier decisión tomada en este ámbito deberá respetar las normas internas y externas aplicables y quedará documentada al efecto de su posible control interno o externo.
Bajo ningún concepto el Grupo Básico ofrecerá, solicitará o aceptará regalos, favores o compensaciones de autoridades, instituciones o funcionarios. Quedarán exceptuados de esta norma los obsequios o atenciones de escaso valor, proporcionados y razonables en atención a la práctica local. En todo caso estarán prohibidos los obsequios en metálico.
Se prohíben los pagos para agilizar cualquier tipo de tramitación.
Se mantendrá un control minucioso y expresamente vigilante en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la concesión de cualquier tipo de subvención o ayuda.
4. Conflicto de intereses y política
4.1. Descripción
Los empleados evitarán las situaciones que supongan un conflicto de sus intereses personales con los del Grupo Básico.
Los empleados, cualquiera que sea su rango o función, no podrán valerse de suposición en el Grupo Básico para obtener ventajas u oportunidades de negocio particulares ni prestar servicios a compañías competidoras.
Ante la duda sobre si una actividad a desarrollar puede comportar un conflicto de intereses se consultará con el órgano encargado del cumplimiento de este Código.
El Grupo Básico considera que la relación con sus empleados debe basarse en la lealtad que nace de unos intereses comunes. Se respetará la participación de los empleados en otras actividades financieras o empresariales siempre que sean legales y no entren en colisión con sus responsabilidades como empleados de este Grupo.
Todo empleado debe revelar sus actividades externas, intereses financieros o relaciones que puedan presentar un posible conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto. Asimismo, deberán cumplir con la ley y políticas de este Grupo.
4.2. Política de regalos, comisiones o retribuciones de terceros
Dar o recibir regalos e invitaciones a actividades lúdicas puede afectar la objetividad y el criterio, y además puede infringir reglamentos y leyes contra la corrupción y el soborno en casos extremos, por lo que todo integrante del Grupo Básico será muy diligente en esta materia.
Se prohíbe la solicitud y la aceptación de todo tipo de pago, regalos o comisiones en relación con la actividad profesional y que proceda de clientes, intermediarios, proveedores o terceros. Se excluyen de esta prohibición las invitaciones, objetos de propaganda, atenciones, ocasiones o cortesías que no sean en metálico y que estén dentro de los límites razonables en el contexto de las prácticas normales de cortesía. Ante cualquier duda en este sentido se consultará al órgano encargado del cumplimiento de este Código.
4.3. Uso de bienes y servicios del Grupo
La eficiencia inspirará el uso de los bienes y servicios de las compañías que forman parte del Grupo Básico.
El Grupo Básico facilita a los empleados el acceso a correo electrónico, Internet, Intranet, teléfonos y otras formas de tecnologías de comunicación para que su desempeño sea más productivo y eficaz. Es responsabilidad de todos mantener la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de nuestra infraestructura de tecnología y comunicaciones.
Todas las estancias que el Grupo Básico destina a sus empleados se mantendrán en buen estado de conservación, funcionamiento, seguridad, limpieza y de utilización efectiva. Es responsabilidad del empleado el uso de los recursos del Grupo Básico de forma responsable, eficiente y apropiada en el entorno de su actividad profesional, debiendo tomar las precauciones necesarias, a fin de evitar el deterioro o destrucción de los distintos elementos que componen la oficina, entre otros, el equipamiento, informático o no, instalaciones eléctricas, fontanería, cableado, materiales, consumibles, así como cualquier otro elemento de uso.
Las infraestructuras tecnológicas y las herramientas de comunicación se utilizarán sólo con fines profesionales, salvo situaciones excepcionales. Se permite un uso personal razonable, siempre que sea moderado y puntual, y siendo conscientes de que no se goza de privacidad por ser una herramienta facilitada para el desempeño del puesto de trabajo y, por tanto, con fines profesionales.
No se admitirá la descarga o instalación de programas, aplicaciones o contenidos ilegales o para los que se carezca de la oportuna licencia. En todo caso se respetarán las leyes de propiedad intelectual.
Ningún usuario está autorizado a descargar software en su ordenador o a redireccionar una cuenta de correo profesional propiedad del Grupo Básico. En caso de que se necesite algún programa específico para desarrollar su actividad laboral o redireccionar alguna cuenta de correo propiedad del Grupo Básico, deberá comunicarlo al responsable informático que se encargará de realizar las actividades oportunas.
Se deberá controlar y mantener en secreto toda la información relativa a nombres de usuario, contraseñas y dispositivos de autentificación de los sistemas informáticos y se deberá comunicar cualquier posible riesgo o incidente de seguridad en este sentido.
Los medios informáticos y servicios del Grupo Básico, así como la información contenida en ellos, podrán ser objeto de revisión, supervisión, inspección o auditoría por parte de la Dirección General del Grupo, así como de la Dirección de cada Departamento y/o Área, respetando en todo caso la normativa vigente en la materia.
Todo lo anteriormente expuesto aplicará tanto presencialmente como en la modalidad de teletrabajo. Tanto el material como la información se consideran activos del Grupo Básico y se le aplicarán las mismas medidas de seguridad independientemente de la modalidad de trabajo.
4.4. Política de protección de datos
Las compañías que forman parte del Grupo Básico cumplirán escrupulosamente con la legislación en materia de protección de datos, en función del tratamiento de datos personales que lleven a cabo y la que se determine conforme a normas o acuerdos vinculantes adoptados en el seno del Grupo. Asimismo, el Grupo Básico promoverá que los principios básicos relativos al tratamiento de datos personales sean tenidos en cuenta: (1) en el diseño e implementación de todos los procedimientos que impliquen el tratamiento de datos personales; (2) en los productos y servicios ofrecidos por estas; (3) en todos los contratos y obligaciones que formalicen con personas físicas; y (4) en la implantación de cuantos sistemas y plataformas permitan el acceso por parte de los profesionales del Grupo o de terceros a datos personales y a la recogida o tratamiento de dichos datos.
Todo documento, archivo o información generada por los empleados en cualquier soporte: papel, analógico o digital (CD, DVD…), es propiedad del Grupo Básico en aplicación de la normativa vigente en Protección de datos. En la Intranet existe un Manual de uso de la Información corporativa a disposición de todos los empleados del Grupo Básico. Este documento aborda la política a seguir sobre el uso apropiado del correo electrónico, Internet y de los recursos informáticos en general facilitados por el Grupo Básico a sus empleados para el ejercicio de sus funciones laborales y que son de obligado conocimiento y uso por parte de todos los empleados.
La confidencialidad y la diligencia en el uso de los datos presidirán las actuaciones de los destinatarios de este Código. Este principio deberá ser respetado incluso cuando haya concluido la relación con el Grupo Básico.
Cualquier información a la que el empleado tenga acceso, será considerada información confidencial, exceptuando aquellas informaciones que sean expresamente identificadas por el Grupo Básico como información de carácter público. Para lo cual se insta a no dejar en las impresoras, fotocopiadoras, mesas, salas de reuniones o cualquier otra dependencia, documentación o información impresa de clientes, especialmente documentación identificativa, nóminas, vidas laborales, etc. La reiteración en esto será considerada falta leve o grave -en función del número y la importancia de la documentación, dando lugar a sanciones por parte de la empresa.
En razón de lo anterior, el empleado se obliga a utilizar toda la información a la que tenga acceso, únicamente en el marco de la relación laboral y para el mejor desarrollo de la misma, y a preservar los secretos del Grupo Básico, de los clientes y/o de los terceros, manteniéndolos en estricta confidencialidad. La información no podrá ser utilizada en beneficio particular, ni comunicada a terceros, esta información se considerará confidencial y deberá ser utilizada para el exclusivo fin para el que fue obtenida. Entre la información confidencial destacan los secretos profesionales, las normativas de fijación de precios, los planes operativos estratégicos o de negocios, nuevos productos, contratos, acuerdos, listados de empleados, clientes, proveedores, software o programas informáticos, información sobre RRHH, planes de personal, comunicaciones internas, listas de suscripción y, en general, datos afectados por la normativa de protección de datos.
Se exige el respeto a la intimidad personal y familiar de las personas a cuyos datos se tenga acceso.
Todo el personal deberá conocer y respetar los procedimientos internos del Grupo Básico sobre almacenamiento, custodia y acceso a los datos y actuar diligentemente para garantizar el secreto de la información que reciba a los efectos de evitar su pérdida o el acceso de la misma a terceros. En este orden, la documentación, cuando no se esté trabajando con ella, no se tendrá a la vista encima de la mesa o en los puestos de trabajo, procurando tenerla organizada en los armarios y/o cajoneras para preservar la confidencialidad de los documentos e información.
Los empleados que contravengan esta normativa estarán sujetos a medidas disciplinarias.
Cualquier indicio, duda, cuestión o incidencia relacionada con la confidencialidad de los datos o con posibles brechas de seguridad en materia de protección de datos será comunicada a la mayor brevedad a la dirección de correo proteccion.datos@basico.es con copia al correspondiente Delegado/Director o responsable de Departamento.
4.5. Derechos de propiedad industrial e intelectual
El Grupo Básico reconoce su compromiso con la protección de los derechos de autor, patentes y marcas, tanto propios como ajenos, y exige a sus proveedores el mismo compromiso.
Todos nos comprometemos a informar de cualquier irregularidad en este ámbito.
Se prestará especial atención a la inclusión de notificaciones de derechos de autor en los materiales, información, productos, servicios y cualquier documento del Grupo Básico destinado a la distribución pública.
En su relación con terceros, los empleados seguirán escrupulosamente las normas y procedimientos en esta materia para evitar infringir los derechos de terceros, respetando los derechos de propiedad intelectual válidos de otros.
4.6. Política de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
El Grupo Básico se identifica con la creciente preocupación de la comunidad internacional por el problema del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y cumplirán escrupulosamente con la legislación en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
El Grupo Básico entiende que la mejor forma de cumplir su compromiso es el establecimiento de normas y procedimientos internos eficaces que tiendan a:
- Desarrollar la actividad de acuerdo con el ordenamiento vigente y las mejores prácticas internacionales.
- Cumplir estrictamente las leyes contra el BC/FT, así como las recomendaciones emitidas en esta materia por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y las autoridades nacionales e internacionales.
- Implantar políticas y procedimientos para evitar que nuestra organización sea utilizada para el blanqueo de capitales o para canalizar fondos o recursos a las personas o entidades vinculadas a grupos u organizaciones terroristas.
- Garantizar que todos sus empleados conozcan y cumplan las políticas y procedimientos internos establecidos para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, en especial, los relativos a la identificación y conocimiento del cliente y las operativas tipificadas como “Operaciones Sospechosas”.
- Colaborar estrechamente con las Autoridades competentes en la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
El Grupo Básico formará a los empleados en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, llevándose internamente un registro acreditativo de la formación impartida. Todo empleado se compromete a realizar cualquier actividad formativa que se programe para mejorar su capacitación a la hora de cumplir con las responsabilidades que las medidas y procedimientos definidos en el Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo establecen.
Todo empleado mantendrá una actitud de alerta e informará de cualquier hecho o situación que pueda ser constitutivo de infracción de la normativa utilizando el Canal de Denuncias que se describe en el apartado 5 de este Código.
Los empleados que contravengan esta normativa estarán sujetos a medidas disciplinarias.
4.7. Política de prevención de riesgos laborales y salud en el trabajo
El Grupo Básico velará por un entorno seguro de trabajo, cumpliendo la normativa vigente en materia de seguridad y salud laboral. El Grupo formará a los empleados en materia de prevención de riesgos laborales, llevándose internamente un registro acreditativo de la formación impartida. Todo empleado se compromete a realizar cualquier actividad formativa que se programe para mejorar su capacitación a la hora de desempeñar las responsabilidades laborales de forma segura y a hacer un uso responsable de los materiales y equipos del Grupo Básico. Es importante que cada empleado comprenda los peligros y las prácticas de seguridad que debe adoptar ante cualquier trabajo.
El Grupo Básico exigirá que los contratistas y proveedores con los que colabora cumplen la normativa sobre prevención de riesgos laborales.
Todo empleado mantendrá una actitud de alerta en el lugar de trabajo e informará de cualquier inquietud sobre seguridad que tenga a su gerente, al departamento de RRHH o al órgano encargado del cumplimiento de este Código.
Queda también totalmente prohibida la ocultación de accidentes de trabajo o incidentes muy graves, falsificar registros de seguridad u ordenar incumplimientos de normas de seguridad.
Los empleados que contravengan esta normativa estarán sujetos a medidas disciplinarias.
El departamento de RRHH se asegurará de que los registros del Grupo Básico contengan su información de contacto actualizada para casos de emergencia.
4.8. Registro de operaciones y de información
Se mantendrá un registro apropiado de los registros financieros y contables. Es fundamental asegurarse de que los registros financieros y contables son completos, exactos y no engañosos en cuanto que esa información es la base de informes, tanto internos como externos, dirigidos a autoridades gubernamentales y reguladoras y otras entidades.
Todos los libros, registros y cuentas, incluidas las planillas de horarios, registros de ventas, facturas, recibos e informes de gastos, deben ser completos, exactos y fiables.
No se admite la falsificación de documento alguno ni cualquier tipo de distorsión de datos relacionados con una transacción en particular. Las transacciones deben ser asentadas de manera oportuna y respaldadas por la documentación correspondiente. No se contraerá ni abonará gasto alguno con fondos del Grupo Básico si dicho gasto no está autorizado por la persona competente.
4.9. Conservación de documentos
El Grupo Básico cumple con los requisitos legales y reglamentarios que hacen referencia a la conservación y eliminación de documentos y registros. Todo registro e información se tratará de forma que permita asegurar que:
El archivado, almacenamiento y recuperación de la información registrada se realiza siempre de una manera organizada. El mantenimiento de los registros, en el formato que sea, satisface los requisitos legales, fiscales, reglamentarios y operativos. Los registros y sus copias de seguridad están protegidos.
La documentación necesaria está disponible en caso de seguirse un procedimiento judicial.
La eliminación de los documentos que ya carezcan de valor tanto en formato impreso como electrónico se lleva a cabo de manera adecuada y oportuna.
El Grupo Básico dispone de un plan de conservación de registros en el que se identifica por título cada una de las categorías de registros que mantiene. En los planes de conservación se indica, según cada categoría de registro la identificación de los registros que se deben conservar, cuando se inicia ese periodo de conservación y durante cuánto tiempo deben conservarse.
4.10. Compromiso medioambiental
El Grupo Básico se compromete a velar por el respeto al medio ambiente, a minimizar el impacto medioambiental en todas sus actividades y a difundir entre sus empleados la cultura del respeto al medio ambiente como principio de conducta en sus actuaciones.
Para cumplir e implantar estos compromisos y alcanzar los objetivos establecidos, el Grupo Básico ha establecido los siguientes principios fundamentales:
- Asegurar la protección del medio ambiente, trabajando de forma respetuosa, previniendo la contaminación y minimizando el impacto ambiental producido como consecuencia de la actividad que desarrolla en los diferentes territorios y centros de trabajo.
- Implantar esta política mediante la comunicación, formación, sensibilización y concienciación de todos los empleados, promoviendo un comportamiento ambiental responsable.
- Velar por el cumplimiento de la legislación y reglamento ambiental vigente aplicable en los ámbitos europeo, nacional, autonómico y local.
- Integrar el sistema de gestión ambiental en la gestión global y estratégica del Grupo Básico.
- Utilizar las mejores técnicas disponibles y adoptar los protocolos oportunos para el control y prevención de la contaminación.
- Adquirir un compromiso de mejora continua en la segregación de residuos, el consumo de recursos naturales, la contaminación del medio ambiente y en todas las actividades que se llevan a cabo en el desarrollo de la actividad. Impulsar las actividades relacionadas con el reciclado, algo que el Grupo Básico ya tiene y que los empleados deben concienciarse en su cumplimiento
El Grupo Básico se compromete a ofrecer a sus empleados un entorno laboral seguro y saludable y, todos nos comprometemos a realizar nuestras operaciones de forma que se asegure el cumplimiento de la normativa medioambiental, evitando todo efecto negativo en el medio ambiente.
Los empleados del Grupo Básico deben conocer y asumir dicha política y actuar en todo momento de acuerdo con los criterios de respeto y sostenibilidad, y adoptar hábitos y conductas de buenas prácticas medioambientales y contribuir de manera positiva al logro de los objetivos establecidos. Los empleados deben también esforzarse en minimizar el impacto medioambiental derivado de sus actividades y de la utilización de instalaciones, equipos y medios de trabajo puestos a su disposición.
En las relaciones con contratistas o empresas colaboradoras externas se transmitirán estos principios.
4.11. Política de conciliación
El Grupo Básico contrae con los empleados el compromiso de promover la mejora de su calidad de vida y la de sus familias, por ello se fomentarán las medidas dirigidas a conciliar los requerimientos del trabajo con las necesidades de su vida personal y familiar siguiendo los protocolos establecidos.
4.12. Cumplimiento del Código, control y régimen disciplinario
El Comité Ético será el órgano encargado de velar por el cumplimiento y la difusión de este Código entre todo el personal del Grupo Básico. Este órgano se encargará de recibir las comunicaciones relativas a denuncias de incumplimiento de este Código o consultas sobre su interpretación.
Este órgano podrá actuar por iniciativa propia o a instancias de cualquier destinatario del Código y sus decisiones serán vinculantes para las compañías que forman parte del Grupo Básico y para el empleado.
El incumplimiento del Código podrá conllevar consecuencias laborales, pudiendo imponer sanciones laborales entre las que se contempla el despido, al margen de las consecuencias administrativas o penales que pueda implicar.
5. Canal de denuncias
5.1. Canal de denuncias de irregularidades
Cualquier integrante del Grupo Básico, así como proveedores e incluso terceros con relación laboral con el Grupo, deberán denunciar, de buena fe y sin temor a represalias, toda irregularidad, incumplimiento o conducta poco ética realizada por un empleado o directivo del Grupo Básico al presente Código Ético o cualquier otra irregularidad detectada en el Grupo Básico.
Cualquier integrante del Grupo Básico deberá denunciar toda irregularidad detectada o incumplimiento afectante al presente Código Ético o cualquier otra irregularidad detectada en el Grupo Básico.
La denuncia, que podrá ser nominal o anónima, se realizará completando el formulario habilitado al efecto en la aplicación Factorial, en el que aparecen los diferentes tipos de conductas indebidas que se pueden denunciar, y que está estructurado en 3 pasos:
- Rellena una denuncia.
- Crea una contraseña.
- Obtén el código de denuncia.
La información recibida como denuncia y, en el caso de que se haya proporcionado, la identidad del denunciante, gozarán siempre de la máxima confidencialidad. La denuncia sólo será accesible para el Compliance Officer del Grupo, como único usuario encargado de la gestión Canal de denuncias.
El Grupo Básico se compromete a proteger los derechos de las personas que denuncian sus inquietudes de buena fe, y no tomará represalias contra ningún destinatario de este Código que informe de lo que considera una violación del Código; solicite asesoramiento acerca de una práctica, acción o decisión concreta; o colabore con la investigación de una posible infracción.
La represalia que se tome frente a un empleado que denuncie de buena fe un acto mediante esta vía constituye una violación de este Código, por lo que los propios actos de represalias pueden ser objeto de denuncia.
Las denuncias con mala fe, a sabiendas de su falsedad o con el propósito de perjudicar a un compañero o superior serán objeto de sanción disciplinaria, sin perjuicio de la eventual responsabilidad penal por la posible comisión de un delito de injurias o calumnias, o la responsabilidad civil por la lesión al derecho al honor.
Los consumidores, antiguos trabajadores que no denunciaron en su momento y, en general, todos aquellos a los que de alguna manera les afecta la actividad del Grupo Básico deberán recurrir a vías de denuncia alternativa.
5.2. Publicidad, actualización y disponibilidad del Código
El Código entra en vigor el día de su publicación y se hará llegar a todos los integrantes del Grupo Básico, y estará vigente en tanto no se apruebe su anulación. Será actualizado cada vez que el Comité Ético detecte la necesidad o así lo constate tras la alerta manifestada por cualquier empleado.
